＜Excel管理の煩雑業務を解消し、Salesforceへ一元化＞受注から見積、指示依頼、作業担当管理までを網羅する、次世代の業務プロセス構築

背景と課題

システムとExcelの混在による、二重管理と業務の複雑化

対象の業務では、受注からの見積もり作成や納品書発行といったコア領域は既存システムで管理されていたものの、現場への手配書や作業指示といった周辺業務の多くはExcelで個別に管理されていました。

システムと複数のExcelファイルに情報が分散していることで、データの二重入力や転記ミスが発生しやすく、進捗状況の全体像をリアルタイムに把握することが困難な状況にありました。業務の拡大に伴い、混在した管理手法の複雑化を解消し、データを一本化するための強固な基盤が求められていました。

主な課題

• システムとExcelの併用による、データのサイロ化と管理コストの増加
• 現場への指示依頼や作業担当者のアサイン状況における、視認性の不足
• 進捗の進み具合を一元的に追うことが難しく、確認作業が属人化するリスク

支援内容・開発アプローチ

Salesforceを基盤とした、受注から作業担当管理までのプロセス一元化

分散していた情報と業務フローを完全に一元化するため、Salesforce上にすべてのプロセスを統合するシステムを構築しました。

具体的には、「案件の受注」「見積」「指示依頼」「作業担当管理」に至るまで、従来Excel等で行われていた業務をすべてSalesforce上に集約。現場とバックオフィスが共通のプラットフォーム上で、リアルタイムに情報更新・共有ができるアーキテクチャを設計し、開発プロセスの変革（AX）を推進しています。

構築したシステムの範囲

• 受注・見積管理： 案件の発生から見積作成までのフローをデジタル化し、履歴を蓄積
• 指示依頼の自動化： 受注データと連動し、現場への手配・指示依頼をシステム内で完結
• 作業担当管理： 担当者のアサイン状況や稼働状況をSalesforce上で可視化

今後期待される成果

プロセスのフルデジタル化による、業務標準化と運用の高速化

本プロジェクトは現在も開発・段階的な導入を進めている最中ですが、今後の全面的な稼働に伴い、以下のような確実な業務変革と効果の創出を見込んでいます。

得られた効果

• 転記・確認工数の削減： Excel管理を撤廃し、Salesforceへデータ入力を一本化することで、二重管理の無駄をゼロへ。
• 業務プロセスの標準化： 属人化していた手配・アサイン業務がシステム上でルール化され、誰でもミスなく運用可能な体制へ。
• リアルタイムな進捗可視化： 受注から現場の作業完了までが1つのダッシュボードで視覚的に把握できるようになり、迅速なマネジメントとボトルネックの早期発見を実現。